La importancia de la gestión documental
Toda compañía, ya sea pequeña o grande, siempre busca estar a la vanguardia en todas sus operaciones. En este sentido, busca soluciones y herramientas que ayuden a su funcionalidad. Las empresas que trabajan con diferentes clientes, gestionan electrónicamente y archivan sus documentos comerciales e información con el fin de que sea de fácil acceso y listos para usarse en el trabajo.
Al respecto, Sonia Portugal, gerente general de Exact, mencionó que: “Para gestionar de una manera correcta los documentos, se necesitan herramientas y plataformas para proporcionar todas las funciones y funcionalidad que una compañía necesita para administrar de manera efectiva, acceder rápidamente y controlar de manera segura la información en toda la organización. Es necesario tener características como captura de información, flujo de trabajo, procesamiento de documentos, colaboración e integración a tu disposición, entre otros”.
Se puede definir la gestión de documentos como el software que controla y organiza documentos a través de una organización. Incorpora captura de documentos y contenido, flujo de trabajo, repositorios de documentos, sistemas de salida y sistemas de recuperación de información. Además, los procesos que se usan para seguir, almacenar y controlar documentos.
En base a ello, una de las acciones fundamentales para que toda empresa se desarrolle correctamente, es contar con este sistema. La gestión documental es el uso de un sistema de computadora o software para almacenar, gestionar y seguir el rastro a los documentos e imágenes electrónicas que en un principio estaban en un papel y que fueron digitalizadas mediante el uso de un scanner.
La gestión documental es esencial para mantener la información de la empresa privada y segura. Sin embargo, no todas las empresas mantienen un proceso continuo de gestión de documentos con sus empleados. Su gestión eficiente implica contar con una política bien redactada, sólida y clara, así es como un sistema informático (o en algunos casos varios sistemas) que pueda indexar la información para su fácil recuperación y permite distintos niveles de seguridad en el acceso a los documentos.
EXACT – Expertos en gestión documental
EXACT es una empresa con más de 20 años gestionando la información de sus clientes, posicionándola como la empresa líder en el mercado peruano en soluciones de negocios inteligentes enfocados en gestión documental, combinando talento humano, tecnología de punta y excelencia operativa para generar y desarrollar soluciones especializadas a los procesos del negocio.
