¿Qué pasos debe seguir una empresa para implementar la facturación electrónica?
La facturación electrónica es una herramienta que otorga una ventaja diferencial para acelerar la contabilidad de su empresa y generar un ahorro importante. De acuerdo a Efact, compañía líder especializada en servicios de facturación electrónica, este proceso puede realizarlo una compañía por su cuenta o contratar un Proveedor de Servicios Electrónicos (PSE).
«Si bien ambas opciones son completamente válidas, implementar la facturación electrónica por propia cuenta supone asumir una serie de responsabilidades, y requiere de costos adicionales en infraestructura, mantenimiento, personal técnico, entre otros”, explicó Kenneth Bengtsson, presidente ejecutivo de Efact, quien detalló los principales pasos de cada uno de los procesos:
Facturación propia
Si la compañía planea emitir por su cuenta, el primer paso es implementar las especificaciones técnicas para generar los documentos electrónicos. Son los equipos tecnológicos y de sistemas de las empresas los que se encargan de la programación, que es un paso fundamental para que los documentos cumplan con los estándares y no tengan problemas en su validación.
Cuando una empresa implementa el sistema por su cuenta, debe monitorear constantemente los cambios o normativas que establece SUNAT, para adecuar su plataforma de facturación a cualquier nuevo requerimiento.
Las empresas también pueden contratar los servicios de un Operador de Servicios Electrónicos (OSE), que son los encargados de validar informáticamente las facturas electrónicas de acuerdo a las especificaciones establecidas por la SUNAT.
Una vez que el documento tiene validez para fines tributarios, el OSE envía el comprobante a la SUNAT y se remite al receptor o adquiriente. Este puede consultar la validez del documento en la web del OSE o a través de una consulta con la autoridad tributaria.
Contratar un PSE
La segunda opción de las empresas es pedir a un PSE que realice parte o todas las actividades vinculadas a la facturación electrónica. El proveedor pone a disposición una plataforma de facturación electrónica que facilita a sus clientes el envío de un documento con las especificaciones técnicas necesarias para que llegue sin problemas a la SUNAT y el adquiriente.
Desde que el PSE tiene la capacidad de generar un comprobante válido, las empresas se liberan de parte importante de las responsabilidades técnicas, incluso de actualizaciones requeridas por SUNAT.
“Por ejemplo, hace algunos meses la Superintendencia estableció que los comprobantes deben llevar nuevos campos, como determinar si el pago se realiza al contado o en partes, e incluso las fechas y montos de cancelación. Toda esa información debe incorporarse en las plataformas de facturación electrónica», observó Bengtsson.
El PSE también se encarga de validar el comprobante con el OSE y enviarlo a SUNAT para que llegue hasta el mismo adquiriente. “Un PSE como Efact se encarga de todo este trabajo y la empresa puede concentrar sus recursos en su negocio”, concluyó el ejecutivo.
