10 tips para ser más productivo en el trabajo

Lima.- El mercado laboral ha sido el que más cambio ha mostrado
después de la pandemia generada por el COVID-19. Actualmente, las organizaciones creen que
el perfil ideal se ajusta al multitasking. El multitasking o las multitareas, se refiere a “realizar
múltiples tareas de forma rápida y eficaz”, según Marc Bara, director del Master en Project
Management de EAE Business School.

Inicialmente, hablar de multitasking era común en el sector de data o la informática, se refería
al manejo del sistema operativo desde una habilidad de ejecutar varias tareas de forma
simultáneas o intercaladas. Para lograr esto era necesario que el profesional contara con
conocimientos que los hicieran cumplir los objetivos trazados.

El multitasking puede resultar muy provechoso para los empleadores, pero diferentes estudios
explican que el cerebro no permite realizar varias cosas a la vez, sino centrarse en una.
¿Entonces al ser multitasking se pierde la productividad? Según Bara en el podcast Business
Matters de EAE Business School “se cae en el error de dejar tareas a medias y luego
retomarlas”.

Todos los días estamos inmersos en el multitasking. Recibimos notificaciones constantemente
por grupos de la empresa en WhatsApp, Teams, Meet, entre otras apps; además, se nos
saturan las bandejas de correo electrónico, tenemos multitud de canales de información y
estamos permanentemente conectados a una red que no para. “Ese aumento de la conectividad
y capacidad de multitarea que, a priori, podría parecer que nos hace más productivos en
realidad conduce a menudo a todo lo contrario: estrés, baja concentración y poca
productividad”, afirma Bara.

Hoy en día todo es inmediato. Existe un bombardeo de solicitudes, se cae en la trampa de la
urgencia, en donde no se priorizan tareas de manera adecuada. Por un instante hay que parar
y pensar, ¿por qué resulta tan difícil cumplir con la planificación?, ¿por qué hay tareas
que pasan sin realizarse día tras día?

Esta es consecuencia de la inmediatez, uno de los conceptos más antiguos, pero que más se ha
transformado. Todo es para ahora, se dejó de lado la planificación tradicional y se vive
apagando incendios o luchando contra la procrastinación, en otras palabras, en posponer tareas
por pereza de hacerse.

Marc Bara de EAE Business School brinda algunos tips para ser más productivos en el trabajo:

1. Hacer un listado de tareas: se recomienda usar la metodología más amena, bien sea
   en un cuaderno o una herramienta online, los tableros son ideales para esto.
2. Definir objetivos: es fundamental establecer que se entrega por urgencia, lo que
   requiere de mayor atención y que demanda de mayor concentración.
3. Hacer uso de herramientas que permitan medir la importancia: una de las más
   recomendables es la matriz de Eisenhower, la cual permite organizar y priorizar las
   actividades según su urgencia e importancia.
4. Aprender a decir que no: es importante hacer saber cuándo no se puede, no se
   alcanza, no se puede cumplir con el tiempo de entrega, para no sobrecargarse.
5. Ponerse un foco en terminar lo que se empieza: es clave romper los cinco
   minutos, es decir, una vez se toma la decisión de ejecutar algo, hacerlo, una vez se
   empieza no se puede parar, lo ideal es iniciarlo.
6. Evaluar por qué se procrastina: muchas veces no es por ser perezoso, es que hay
   temas más urgentes. Es fundamental comprender por qué no se quiere hacer la tarea.
   Cuando una tarea es grande “tarea elefante” y no se sabe por dónde empezar, es
   recomendable descomponerla en partes claves. Vamos a hacer tareas pequeñas, para
   cumplir el objetivo. Por ejemplo, voy a escribir un libro, voy a empezar con una sesión de ideas de
   una hora con un colega, así ya no me da pereza, me apetece empezar por
   escuchar la experiencia del otro
7. Sé consiente de la energía que tienes en el día: hay tareas que demandan más
   energía, por ejemplo, las que requieren crear estrategias, los días con mucha energía
   ponte en la tarea de esas que requieren creatividad.
8. Usa autocitas: esto te permitirá desarrollar la estrategia timeboxing, orientada a
   cumplir los objetivos para ayudarte a aumentar la productividad y evitar la
   procrastinación.
9. Toma tiempos de descanso: es importante desconectarse en los momentos
   adecuados, una sobrecarga te llevará a la saturación y a la frustración.
10. Busca el equilibrio con el multitasking: ejecuta ejercicios para ayudar al cerebro
    a agrupar tareas, organizarlas, jerarquizarlas, saber desconectar, hacer listas visibles y,
    por ejemplo, aprovechar los tiempos muertos para reforzar la memorización.
    Si quieres saber más, puedes escuchar el podcast Business Matters de EAE Business School.