Las entidades públicas y privadas requieren cada vez con mayor frecuencia digitalizar documentos. El principal motivo suele ser la necesidad de tener un respaldo de sus documentos físicos para garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.
De otro lado, muchas veces las organizaciones requieren de un mayor espacio en sus instalaciones y tienen como principal obstáculo grandes rumas de documentos que son valiosos y de los que no pueden deshacerse.
Sin embargo, la dificultad que encuentran estas instituciones es que los documentos digitalizados en la mayoría de los casos no tienen el mismo valor que los documentos físicos. Para estas organizaciones, las microformas son una excelente alternativa.
“Se le llama microforma a un documento que ha sido digitalizado en un CD-R, DVD-R o Blue Ray, y ha sido almacenado, siguiendo, en ambos casos, la NTP 392.030-2:2015, desarrollada por Inacal. Las microformas tienen el mismo valor que los documentos físicos”, comenta Fabiana Rivera, ejecutiva técnica de SGS Perú.
La experta detalló que son tres los aspectos que se toman en cuenta para otorgar la certificación de la referida NTP: la digitalización, la bóveda donde se almacena el soporte digital y la infraestructura.
“En la digitalización se ven aspectos como el alcance, el soporte y el software a utilizar. La bóveda debe garantizar condiciones ambientales adecuadas, en especial la temperatura y la humedad. En cuanto a la infraestructura, es fundamental cumplir con todos los certificados de seguridad, como, por ejemplo, el de INDECI”, explicó.
Precisamente, SGS Perú es la única firma que en nuestro país está acreditada por INACAL para realizar auditorías y otorgar la citada certificación. Rivera detalla que en el presente año han certificado a 70 organizaciones. “Entre estas hay principalmente entidades públicas, pero también empresas digitalizadoras de documentos, consultoría informática, educación, estudios contables, entre otros rubros. Existe todavía un amplio espacio de crecimiento para este servicio”, finalizó.
