El 58% de las empresas peruanas ya cuenta con una estrategia de transformación digital,
según el Sondeo de Transformación Digital 2025 de PwC Perú. Sin embargo, avanzar en
digitalización no siempre significa que una organización esté preparada para operar sin
depender de determinadas personas.
En muchas empresas, procesos como el cierre de planillas, la gestión financiera, el
seguimiento de pagos o la elaboración de reportes continúan dependiendo del conocimiento
de un solo colaborador. Si esa persona se ausenta, cambia de puesto o deja la
organización, el equipo puede enfrentar dificultades para acceder a la información, replicar
sus tareas o mantener los tiempos habituales de operación.
Para Rigoberto Caballero, Country Manager de Defontana en Perú, esta situación es
frecuente en empresas que han crecido rápidamente sin acompañar ese crecimiento con
procesos estandarizados. «El conocimiento debe quedarse en la empresa y no en una sola
persona. Cuando los procesos están documentados y la información se encuentra
centralizada, el equipo puede asumir responsabilidades, mantener la operación y responder
con mayor rapidez ante cualquier cambio», señala.
¿Cómo reducir la dependencia de una sola persona?
El primer paso es identificar cuáles son los procesos críticos y qué actividades dependen
actualmente de un único colaborador. No todas las funciones tienen el mismo nivel de
riesgo. Procesos vinculados con remuneraciones, contabilidad, pagos, facturación,
inventarios o reportes financieros requieren especial atención porque una interrupción
puede afectar directamente la operación.
A partir de este diagnóstico, las empresas pueden implementar cuatro medidas:
- Documentar el conocimiento crítico: los procedimientos no deberían estar únicamente
en la experiencia de quien los ejecuta. Es importante establecer paso a paso cómo se
realizan las principales tareas, qué información requieren, cuáles son sus responsables y
qué ocurre ante una eventual incidencia. Esto facilita la transferencia de conocimiento y la
incorporación de nuevos colaboradores. - Centralizar la información: cuando los datos están repartidos entre correos, archivos
personales y múltiples hojas de cálculo, encontrar la información correcta depende de quién
la administra. Contar con una fuente centralizada permite que los equipos trabajen sobre
información actualizada y tengan acceso a ella de acuerdo con sus responsabilidades. - Automatizar las tareas repetitivas: las actividades que requieren ingresar información
manualmente, consolidar datos o generar reportes de manera recurrente son candidatas
naturales para la automatización. Además de reducir errores, esto permite que el
conocimiento necesario para ejecutar una tarea no quede concentrado en una sola persona. - Generar trazabilidad y distribuir responsabilidades: una operación sostenible requiere
saber qué se hizo, cuándo, con qué información y quién estuvo a cargo. Contar con
registros y permisos definidos facilita la supervisión y permite que más de un integrante del
equipo pueda asumir determinadas funciones cuando sea necesario.
La tecnología como mecanismo de continuidad
Para Caballero, el desafío no consiste únicamente en digitalizar procesos, sino en utilizar la
tecnología para disminuir los puntos únicos de dependencia dentro de la organización. «La
transformación digital no debería limitarse a reemplazar el papel por una herramienta digital.
El verdadero valor está en construir procesos que puedan ser consultados, replicados y
gestionados por el equipo. Si una empresa logra que su información y sus procesos no
dependan de una sola persona, también está construyendo una operación más resiliente»,
explica.
En ese sentido, las soluciones de gestión empresarial permiten centralizar información,
automatizar procesos y generar trazabilidad, evitando que el conocimiento quede
concentrado en una sola persona. «Una empresa no debería preguntarse qué pasaría si su
colaborador clave se va, sino cuánto de su operación seguiría funcionando si mañana esa
persona ya no estuviera. Esa capacidad de respuesta también refleja qué tan preparada
está para crecer de manera sostenible», concluye Caballero.
